Despacho Cobranza

Cobranza

Como concepto, cobranza es el acto de recuperar el dinero correspondiente al desarrollo de alguna actividad, venta de productos o pago de deudas; la cobranza es el cobro en cuestión. Las empresas, en su mayoría, cuentan con empleados o incluso oficinas y departamentos destinados a la gestión de las cobranzas. Para cualquier compañía, la cobranza es fundamental; el dinero obtenido sustenta su correcto funcionamiento. El proceso de cobro suele ser pactado por quien ofrece el producto o servicio. Así que, el que debe pagar conoce cuáles son las condiciones de dicho pacto.

Es importante señalar que quienes están encargados de realizar la cobranza de deudas deben apegarse siempre una serie de normas y no pueden acosar a quien debe dinero, tomar posesión de su propiedad, decirle que le arrestarán o embargarán o hacerse pasar por abogados.

Existen empresas que se especializan en las cobranzas, cuando alguien necesita cobrar dinero, en ocasiones no desea involucrarse directamente en el reclamo y apela a este tipo de entidades. De frente ante la situación donde la cobranza no es exitosa, a quien se le adeuda una cantidad deberá recurrir a la ley.

Gestión de cobranzas

Cuando una empresa brinda sus servicios o productos a crédito, se hace indispensable poner en funcionamiento procesos de gestión de cobranzas. Para esto, se necesita un área que cuente con las herramientas esenciales para la optimización de los cobros. De no contar con las posibilidades de integrar un equipo de cobranzas en la misma empresa, la solución inmediata es la tercerización.  Esta actividad tiene como principal objetivo reactivar la relación comercial con el cliente, con la finalidad de que este, mantenga sus créditos al día.

Proceso de la Gestión de cobranza

Para lograr el cobro de deudas el profesional debe comenzar la gestión de cobranzas desde el día siguiente al incumplimiento del pago. Para ello se debe contactar al cliente dentro de un horario prudente, informarle acerca del estado de su obligación y ofrecerle ciertas opciones para normalizar su deuda. En algunas ocasiones el gestor de cobranzas también se pone en contacto con los clientes que se encuentran al día para recordarles el pago correspondiente. Para el proceso de gestión se utilizan diferentes vías de contacto; ya sea telefónico, mensaje de texto, mensajes de voz, correo electrónico, así como también se suele recurrir a la visita en el domicilio registrado.

Además de mantener el orden y la organización de la información de los clientes, el gestor de cobranzas debe conocer a profundidad ciertos aspectos elementales de la empresa, como los productos y servicios que ofrece, el flujo operativo de negocio, la tecnología que se utiliza para administrar la información, el campo de acción, etc.

Todo este caudal informativo le permite al gestor estar más preparado para afrontar a los clientes que cuentan con deudas.

Etapas de la cobranza

Etapa preventiva

La cobranza inicia antes del primer día de retraso en los pagos. De esta forma, lo que se busca es evitar que los clientes caigan en atrasos que generen el pago de mayores intereses o el inicio de procesos judiciales.

Etapa administrativa

Inicia desde el primer día en el que un usuario de los productos, o servicios, de una empresa, se retrasa en sus obligaciones de pago. Así los encargados buscan comunicarse con los clientes para comunicarle el estado de su deuda y también brindarle alternativas para que pueda cumplir con la misma.

Etapa judicial

Cuando un cliente se niega a pagar, pese a todas las posibilidades que se le brindan y rompe el contrato, la gestión de cobranza pasa a una etapa judicial. Esta fase puede resolverse si el cliente paga el total de la deuda en el proceso.

Tipos de cobranza

La gestión de cobranzas es un factor importante para el desarrollo de toda empresa, por lo que se considera acertado realizar los análisis respectivos con el fin de establecer que procesos aplicar que faciliten la recuperación de valores de forma rápida y efectiva.

Para mayor asertividad se determinan modelos de cobranza, los mismos que se emplean de acuerdo al tipo de deuda, condiciones del cliente, lugar definido para realizar los cobros, también toman en cuenta aspectos como gastos de transporte, ubicación y ejecución de la gestión de cobranza.

Cobranza formal

Se define como cobranza formal al proceso que se realiza utilizando los recursos y personal calificados propios de la empresa, o si lo requiere puede contratar a un despacho de cobranza. De cualquier modo, la recuperación la realizan utilizando las herramientas más adecuadas y siguiendo con los procedimientos establecidos con el fin de lograr un propósito planificado: la recaudación de valores. La cobranza formal se realiza utilizando los medios disponibles para el desarrollo de este tipo de gestión, estas son las llamadas telefónicas, recordatorios, mensajes, correos y visitas del personal de cobranzas; facilitando canales de pago, depósitos, transferencias, débitos, recaudación a domicilio etc.

Cobranza judicial

En este tipo de cobranza es indispensable contar con personal altamente calificado, es decir, disponer de los servicios de una abogado o departamento legal especializado en cobranza judicial. La gestión de cobranzas judicial, es un procedimiento donde las políticas se adaptan a las disposiciones jurídicas y legales señaladas por la legislación, esta puede ser muy costosa y de cierta manera perjudicial para la empresa, ya que representa una pérdida de capital.

Cobranza extra judicial

Este tipo de cobranza proviene de la judicial, este proceso se realiza fuera de juicio, es decir, determinan entre las partes (deudor y los abogados) no llevar el caso a juicio y llegar a un acuerdo de pago extrajudicial con la finalidad de disminuir el aumento de costos relacionados con el tiempo y molestias causadas para ambas partes. Por lo regular, estas negociaciones se realizan estableciendo nuevas fechas de pago, montos con intereses mínimos, etc.; todo de acuerdo a las políticas de la empresa.

Departamento de crédito y cobranza

Este departamento tiene como finalidad programar, organizar y ejecutar todo el trabajo relacionado con el manejo de la cartera de crédito de una empresa, logrando efectividad en los cobros y procurando reducir al mínimo el tiempo de las cuentas por cobrar.

Crédito

El crédito es un convenio que realizan las compañías, otorgando productos o servicios a cambio de una promesa de pago futura entre las partes acordadas.

Gracias a esto las empresas pueden realizar proyectos e inversiones que le permitan mejorar su productividad y sus ingresos. Con el otorgamiento de crédito puede aumentar el consumo de las personas y de esta manera activar el sistema productivo del país.

Cobranza

Las cobranzas son las entradas de efectivo que se perciben de los créditos otorgados a los clientes por el intercambio de bienes o servicios, cuando el plazo llega a su vencimiento.

Las diferentes formas de cobro que aplique una organización están determinadas por las políticas internas de la empresa.

Principios generales de un despacho de cobranza

Si la empresa considera mejor el implementar un departamento de cobranzas en su empresa, es necesaria la capacitación permanente de los encargados de este sector y facilitar las herramientas adecuadas para el desarrollo de una gestión óptima.

Es necesario contar con el personal adecuado, con cualidades importantes para el desarrollo de esta labor como son; honestidad e integridad, dado que son las personas que tendrán trato directo con los clientes para la recepción de valores.

El despacho de cobranza debe trabajar en conjunto con el departamento de finanzas y contabilidad; al disponer de los datos exactos respecto a valores por cobrar y toda la información necesaria del producto o servicio solicitada por el cliente, facilita la comunicación y agiliza la cobranza.

Un despacho de cobranza es de vital importancia para el funcionamiento y continuidad en el mercado de todo tipo de empresa u organización independientemente de la actividad comercial a la que este dedicada.

Las cuentas por cobrar son los mejores indicativos de que el producto o servicio tienen una ubicación significativa en el mercado a través de las ventas a crédito, por lo que la organización para el desarrollo de una gestión de cobranzas efectiva es esencial, dado que es el aporte principal para garantizar la liquidez de la empresa.

El desarrollo de una gestión de cobranzas óptima, persiguiendo la rentabilidad de la empresa, se sitúa como un medio prioritario en toda gestión empresarial por lo que es recomendable para la salud financiera de toda organización el realizar un análisis periódico a la gestión de cobranzas.

La función básica de los principios de cobranza, son el establecer un proceso con el que se pueda recuperar los valores dentro de las condiciones señaladas por la empresa conservando una buena relación con el deudor, ayudando a incrementar las ventas y fomentando una buena imagen.

Al contar con el personal adecuado y disponer de las herramientas necesarias para el desarrollo de la gestión de cobranzas es posible la recaudación de valores, y conservar al cliente.

Un despacho de cobranza debe ser organizado, y a su vez debe generar ventas, manejarse de manera profesional, amable y cortés pero firme.

Funciones de un despacho de cobranza

En las empresas la función que realiza un despacho de cobranza es indispensable para el funcionamiento de la misma, para lograr la efectividad en la recuperación de la cartera es necesario establecer un proceso adecuado que garantice el cumplimento de las metas trazadas. Es importante mantener la organización y supervisión continua para que se dé cumplimiento al proceso de cobranzas establecido a cuentas por cobrar y verificar el registro de los valores recaudados.

Otras funciones son la elaboración de programas anuales de trabajo y la vigilancia para lograr las metas propuestas, plantear estrategias y proponer soluciones estableciendo los métodos más adecuados para agilizar la recuperación de acuerdo a las políticas de cobranza establecidas por la empresa, diseñar y proyectar la implementación de controles administrativos que con su desarrollo permitan la disminución de cartera vencida,  supervisar y validar notas de crédito a favor del cliente y  dar seguimiento a las mismas para que puedan ser aplicadas  o entregadas al cliente según las normas de la empresa, realizar  la investigación crediticia  a posibles clientes que  solicitan el otorgamiento de crédito o prestación de servicios, organizar, planificar y supervisar las actividades que realiza el personal del departamento de  cobranzas, tomar decisiones oportunas y plantear soluciones en relación a cuentas incobrables de alto riesgo e informar a la Gerencia General en forma conveniente, de todas las actividades relacionadas con la cobranza.

Políticas de Cobranza en una empresa

Las políticas de cobranza son los procesos que se desarrollan en las empresas con el fin de recaudar valores de sus clientes como pago por productos o servicios prestados.

Es conveniente que las políticas de cobro sean analizadas periódicamente y evolucionen de acuerdo a los requerimientos y actividad de la compañía; al establecer las políticas de cobro es necesario contemplar los siguientes elementos:

Condiciones de venta

Cuando la empresa realiza las ventas de productos o servicios a crédito, se determinan las condiciones en relación al crédito concedido y lo que comprende: fechas de vencimiento y valores de pagos, plazos, porcentajes de descuento y de interés, canales de pago; lugares, direcciones, números de cuenta, etc.

Plazos de cobro

En relación al cobro es necesario determinar en qué tiempo y de qué manera se realizará la primera gestión para solicitar el pago y los procesos a seguir en caso de que el cliente entre en mora. El intervalo de tiempo lo determina la empresa, el cual puede ser de días o semanas, después del vencimiento, sin embargo, como técnica de cobranza es recomendable que el primer llamado como recordatorio se realice uno o dos días antes de la fecha establecida de pago.

Políticas crediticias

En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son:

Políticas restrictivas: Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión de fondos en las cuentas por cobrar.

Políticas Liberales: Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de periodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas por cobrar, así como también en las pérdidas en cuentas incobrables.

Políticas racionales: Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.

La recuperación de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de ventas a crédito, el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez.

Si se determina la razón por la cual el cliente no cumple con sus obligaciones, se puede establecer una clasificación en grupos. Así, de acuerdo al grupo al cual corresponda el deudor, se escogería la técnica de cobranza.